ÖNEMLİ UYARILAR
Öz Değerlendirme Uygulamasıyla ilgili telefon, e-posta vb yollarla Daire Başkanlığımıza iletilen soru ve sorunlar sonucunda aşağıda belirtilen hususlara dikkat çekme gerekliliği doğmuştur.
Kurum şifresini kurumsal e-posta yoluyla edinmede sorun yaşayan kurumlarımız aşağıdaki işlem basamaklarını uygulamalıdırlar:
- Kurumsal e-posta hesabına farklı bir hesaptan bir deneme e-postası yollanarak, kurumsal hesabın gelen mesajları alıp almadığı kontrol edilmelidir.
- Kurumsal e-posta "gelen kutusu" ve/veya "çöp kutusu" gereksiz e-postalardan temizlenmelidir.
- İlk iki işlemi doğru ve eksiksiz yaptığı halde hâlâ gelen mesajları alamayan kurumlarımızın il/ilçe MEBBIS formatörü ile irtibata geçmeleri veya admin@meb.k12.tr adresine sorunlarını bildirmeleri gerekmektedir.
- Daire Başkanlığımız e-postalarla ilgili herhangi bir işlem yapmamaktadır. Telefonla veya farklı e-posta adresi ile şifre bildirimi kesinlikleyapılmamaktadır.
Sisteme kullanıcı girişi esnasında yaşanan temel sorun kullanıcı adı ve/veya şifrede Türkçe karakter, boşluk karakteri veya ">< . , $ # () []" gibi kuraldışı karakterlerin kullanılmasıyla ilgilidir. Bu sorunu yaşayan kullanıcılarla ilgili işlemi kurum idaresi veya kurum kalite sorumlusu "Kullanıcı Düzenle" modülünden yapabilmektedir.
Ayrıca kullanıcı bilgilerine var olamayan bir e-posta adresi tanımlandığı takdirde şifre hatırlatma modülünden kurum veya kullanıcıların faydalanması mümkün olmayacaktır.
"Belirleyici (Tanımlayıcı) Kanıtlar" alanında dosya yükleme mecburiyeti tarafımıza iletilen sorunlar sebebiyle kaldırılmıştır.
Kanıt dosyaları ile ilgili sadece dosya yükleme mecburiyeti kaldırılmıştır, kanıt dosya adı, tanımı ilgili alana yazılmak zorundadır.
Kanıt dosyasıyla ilgili bilgilerin eksik ve hatalı girildiği gözlemlenmiştir. Eksik veya hatalı girilen kanıt dosyası adları raporunuzun onaylanmamasına neden olabilir. Kanıt dosyası tanımlarken aşağıdaki kurallara uyunuz.
Kanıt olarak sunulan dokümanların adı/tanımı, tarihi, sayısı, adresi, yeri vb bilgileri açık ve net bir biçimde ilgili metin alanına yazılmalıdır. Diğer dokümanlar için (belge, fotoğraf, video vb) kayıtlı olduğu bilgisayar, dosyanın nerede kayıtlı olduğu, çıktıları varsa hangi klasörde saklandığı, internet ortamında ise sayfanın direkt bağlantı adresi belirtilmelidir.
AŞAĞIDAKİ ÖRNEKLERİ DİKKATLE İNCELEYİNİZ!
Örnek-1 (Resmi kayıtlı evraklar için):
20/02/2017 tarih 123 sayılı Toplantı Tutanağı
2. Dönem Başı Matematik Zümresi Toplantı TutanağıÖrnek-2 (Bilgisayarda saklanan dosyalar için):
Yarışma Fotoğrafları (Müdür Bilgisayarı)Örnek-3 (Klasörlenen dokümanlar için):
Seminer katılımcı listesi - Kültür ve Edebiyat Kulübü DosyasıÖrnek-4 (İnternet ortamındaki haber, yazı, resim vb için):
Fuar haberi: http://xmtal.meb.k12.tr/haber.php?goster=2017-bilim-fuari
Bu alanda belirtilen kanıt dosyaları değerlendirici uzman tarafından yerinde kontrol edilecektir. Değerlendirme esnasında dosyalara erişimin kolaylaşması açısından yukarıda belirtilen kurallara dikkat edilmesi önemlidir.
"Yorum/Gözlem" alanı yönlendirici sorular/ipucu kutusundaki açıklamalar ışığında detaylı olarak doldurulmalıdır. Sorular cevaplandırılırken sadece evet/hayır/kısmen/bazen vb diye geçiştirilmemeli detaylı bir şekilde yorum ve gözleme dayanan cevaplar verilmeli ve rasyonel kanıtlar kullanılmalıdır.
Formlar doldurulurken soruların/cevapların çift veya daha fazla görünmesi sorunu, formun kaydı esnasında ekle/düzenle düğmesine birden fazla tıklanması durumunda oluşmaktadır.
Günün belli saatlerinde sistem yoğunluktan ötürü yavaşlamaktadır, kullanıcılar formun kaydedilmediğini düşünüp tekrar tekrar gönderme işlemi yaptıkları takdirde belirtilen sorunu yaşamaktadır.
Form kaydedilmeden sayfayı terk etmek, formu tekrar göndermeye çalışmak, "F5" veya "Yenile" tuşuyla sayfa yenileme yapmak, tarayıcının "ileri-geri" tuşlarıyla sayfada gezinmek verilerin doğru işlenmesine engel teşkil etmektedir. Yukarıda belirtildiği gibi sistem ya birden fazla kayıt yapmakta ya da gönderilen veriyi görmezden gelip kaydetmemektedir.
Sistemde oturum süresi sınırı vardır. Oturum açtıktan sonra işlem yapmadan uzun süre geçirmek arka planda oturumun kapatılmasına, dolayısıyla gönderdiğiniz verinin kaydedilmemesine sebep olmaktadır.
ÖZ DEĞERLENDİRME TOPLANTI USUL VE ESASLARI HAKKINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
› Sadece şifre verilerek görevlendirilen personel öz değerlendirme portalındaki soruları tek başına cevaplandırdığı yönünde tespitlerimiz olmuştur. Bu yöntem kalite geliştirme sürecinin doğasına aykırıdır.
› Gerek münferit birimler düzeyinde, gerekse kurumsal düzeyde raporlar hazırlanırken ilgili tüm paydaşların (öğrenci, veli, sektör temsilci, okul yönetimi, oda temsilcileri vb) toplantıya katılımının sağlanması ve toplantıların tutanak altına alınması gerekmektedir.
› Sivil toplum ve sektör temsilcilerinin katılımı hususunda sıkıntılar yaşandığı tarafımıza bildirilmiştir. Bu durumda ilgili taraflara öz değerlendirme sorularının e-posta veya farklı bir yol ile iletilmesi, onlardan gelen katkıların kayıt altına alınması ve bunların da öz değerlendirmeye yansıtılması gerekmektedir. Örneğin; ilgili sektöre ziyarete giden koordinatör öğretmenin öz değerlendirme soruları kapsamında sektör temsilcisinin görüşlerini alması ve o dokümanı kaşeletip imzalatması sektörün katılımının kanıtıdır.
› Diğer bir etkili yöntem de e-posta kanalıyla soruların gönderilmesi gelen cevap e-postasının ekran görüntüsü veya çıktısının pdf formatında dijtal ortamda veya çıktısının alınarak kalite dosyasında muhafaza edilmesi de sektör katılımının bir kanıtıdır.
› Katılımını sağlamakta güçlük çektiğiniz ilgili tarafların katılımı konusunda sizlerin de geliştireceği yöntemler kanıtı olması koşuluyla kabul edilecektir.
Öz değerlendirme uygulaması esnasında yukarıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
